Report clienti: 9 consigli per scriverlo al meglio

Prima o poi, durante la tua vita lavorativa, ti capiterà sicuramente di dover scrivere un buon report clienti. Allora non rimandare lo studio degli aspetti fondamentali per imparare a stilarlo in modo chiaro, efficace e diretto!

Scrivere un buon report clienti è essenziale per dare valore a tutto il lavoro che si è fatto fino a quel momento. Serve per comunicare e spiegare i come, i perché si sono fatte determinate scelte e a cosa hanno portato.

I rischi di un report clienti fatto male sono parecchi e possono portare a delle conseguenze spiacevoli. Se il cliente o il tuo datore di lavoro non riescono a comprendere il tuo report potrebbero pensare che tu non abbia lavorato bene o  che non abbia raggiunto i risultati previsti. È importare riuscire a far capire in modo chiaro e diretto cosa abbiamo fatto, come, perché e quali risultati ha portato. In caso ce ne fosse bisogno, è importante sottolineare anche cosa non è andato bene, provando a portare una spiegazione e una soluzione.

Altrimenti il nostro sforzo potrebbe non essere capito e potrebbe essere svalutato o sottovalutato.

Data l’importanza dello stilare un report clienti completo e chiaro, abbiamo deciso di scrivere questo articolo con tutti i nostri consigli. Sono tutti punti essenziali che abbiamo imparato grazie ai nostri anni di lavoro e si esperienza.

 

Cos’è un report clienti?

Il report clienti è un documento di tipo informativo, un resoconto descrittivo che riporta dati, fatti e una valutazione dell’andamento di un piano marketing.

Viene spesso usato all’interno di realtà aziendali per comunicare e informare su risultati, analisi e previsioni. Per essere efficace un buon report clienti deve stimolare nuove idee e azioni. Il suo scopo, infatti, non è quello di fornire risposte esatte ma di offrire un’analisi e delle possibili proposte e soluzioni da valutare e tra cui scegliere. L’obiettivo è quello di portare una conversazione e un confronto con alla base i dati dell’analisi.
 

9 consigli per scrivere un report clienti efficace

Andiamo ora a vedere più nel dettaglio tutti i nostri consigli su come scrivere un report clienti efficace:

  1. Indice: è sempre meglio inserire tra le prime slide un indice, così da rendere più facile la lettura e l’orientamento all’interno del report.
     
  2. Introduzione: è un’anteprima di quello che andremo a spiegare, serve per dare un’idea al cliente dei punti che andrai a toccare, così da rendere chiaro lo scopo del report.
     
  3. Cosa vuole sapere il mio interlocutore? Questa è una regola di base per le comunicazioni di qualsiasi tipo. Bisogna sempre pensare a chi e per chi stiamo parlando. All’interno del nostro report clienti vanno inseriti tutti i dati e le informazioni che possano servire e interessare a lui e non a noi.
     
  4. Scegliere i punti salienti: non serve riempire il report di tutti i dati che abbiamo estratto dall’analisi. Bisogna saper fare una scrematura e inserire solo i più importanti e significativi per il discorso che vogliamo intavolare. Un consiglio è quello di scegliere attentamente i KPI e seguirli come punti cardite del report.
     
  5. Chiarezza: altra regola fondamentale per un comunicatore, non pensare che l’altro sappia tutto quello che sai tu. Prenditi del tempo per spiegare in modo chiaro e diretto i dati, le sigle e le analisi che hai stilato. Per chi non fa il tuo lavoro non è per forza immediato comprendere tutti quei numeri e quelle sigle.
     
  6. Anche l’occhio vuole la sua parte: inserisci immagini, scegli il font e i colori giusti e soprattutto non riempire troppo la pagina o darà un effetto soffocante. Non avere paura di lasciare qualche spazio bianco, aiuterà solo la lettura e la concentrazione.
     
  7. Less is more: sii breve, inserisci solo i dati importanti o finirai per far distrarre o annoiare il tuo interlocutore, questo lo porterebbe a non comprendere al meglio cosa vuoi dire e dove vuoi andare con il tuo discorso.
     
  8. Metodi e risultati: spendi sempre qualche parola per spiegare quali sono gli strumenti e la metodologia con cui hai estratto certi dati piuttosto che altri e soprattutto, spiega quali sono i risultati della tua ricerca.
     
  9. Conclusione: un riassunto conclusivo, un “dove siamo arrivati” serve sempre per arrivare a trarre le somme e iniziare a proporre nuove idee e soluzioni. È un buon punto di partenza per far crescere e migliorare l’azienda per cui stai stilando il tuo report.

 

Cosa abbiamo imparato sui report clienti?

Riuscire a scrivere un report clienti efficace è essenziale per dare valore al tuo lavoro. Per farlo però è importante che tu riesca a stilarlo seguendo le linee guida che ti abbiamo dato, così da renderlo chiaro e diretto. L’importante è riuscire a coinvolgere l’interlocutore, farti ascoltare e soprattutto farti capire.

Ovviamente prima di scrivere un report devi fare una buona analisi del tuo lavoro, sapere che strumenti usare e quali dati salienti estrarre e inserire perché quello che hai fatto risalti e sia visto come importante ed essenziale per il cliente o l’azienda per cui stai lavorando.



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